Un comportamento scorretto di un collega può essere segnalato al datore di lavoro quando supera il normale conflitto professionale e incide sulla dignità, sulla sicurezza, sulle condizioni di lavoro o sul corretto svolgimento delle mansioni. Non esiste un unico destinatario valido per tutte le aziende: occorre verificare le procedure interne e rivolgersi, secondo l’organizzazione, al proprio responsabile se non coinvolto nei fatti, alle risorse umane, al datore di lavoro oppure alla funzione specificamente indicata dal regolamento aziendale.
La segnalazione dovrebbe descrivere fatti concreti, date, persone presenti e conseguenze, evitando accuse generiche. Non esiste inoltre un obbligo generale di affrontare personalmente il collega prima di presentare il reclamo. In presenza di molestie, discriminazioni, minacce, rischi per la sicurezza o timore di ritorsioni è ragionevole rivolgersi direttamente al canale competente.
Indice
Modulo Reclamo per Comportamento Scorretto di un Collega Word e PDF
Di seguito sono disponibili il modello Word e la versione PDF del reclamo per comportamento scorretto di un collega. Il modello deve essere adattato ai fatti realmente accaduti e alle procedure previste dal proprio datore di lavoro. In particolare, eventuali frasi relative a un precedente confronto diretto con il collega devono essere mantenute soltanto se il confronto è effettivamente avvenuto.
A Chi Presentare il Reclamo
Il destinatario dipende dalla struttura dell’organizzazione. Se l’azienda dispone di una procedura per segnalazioni relative a condotta, molestie, discriminazioni o conflitti sul lavoro, è preferibile seguirla. In mancanza, il reclamo può normalmente essere indirizzato al responsabile gerarchico, alle risorse umane o direttamente al datore di lavoro. Se la persona coinvolta nella condotta è proprio il responsabile diretto, è opportuno utilizzare un livello gerarchico superiore o un diverso referente interno.
Un consulente del lavoro esterno non deve invece essere considerato automaticamente il destinatario del reclamo solo perché gestisce gli adempimenti del personale. Può avere questo ruolo soltanto quando l’azienda gli ha attribuito espressamente tale funzione o la procedura interna lo indica come referente.
Per un ordinario reclamo interno non esiste una regola generale che imponga PEC o raccomandata. È però utile utilizzare un canale scritto che permetta di conservare il testo inviato e la data della comunicazione. Se l’azienda mette a disposizione un portale, un indirizzo dedicato o una procedura specifica, è preferibile utilizzare quel canale.
Quando il Comportamento di un Collega Giustifica una Segnalazione
Non ogni disaccordo professionale richiede un reclamo formale. Divergenze sulle modalità di lavoro, critiche motivate o episodi occasionali di tensione possono normalmente essere gestiti attraverso il confronto organizzativo. La situazione cambia quando le condotte sono gravi o ripetute e comprendono, per esempio, insulti, denigrazioni, isolamento intenzionale, diffusione di informazioni false, sabotaggio del lavoro, mancata trasmissione intenzionale di informazioni indispensabili, molestie, discriminazioni, minacce o comportamenti che creano un rischio per la salute o la sicurezza.
Anche un singolo episodio può essere sufficientemente serio da richiedere una segnalazione immediata. Non è quindi necessario attendere che il comportamento si ripeta quando si verifica un’aggressione, una minaccia, una molestia sessuale, una grave discriminazione o un fatto che espone qualcuno a un pericolo.
Il datore di lavoro ha un dovere generale di tutela delle condizioni di lavoro. L’articolo 2087 del Codice civile gli impone di adottare le misure necessarie a tutelare l’integrità fisica e la personalità morale dei lavoratori. Questo non significa che ogni conflitto tra colleghi comporti automaticamente una responsabilità del datore, ma rende particolarmente importante portare a sua conoscenza situazioni serie sulle quali può essere necessario intervenire.
Come Scrivere il Reclamo
La segnalazione è più utile quando distingue chiaramente i fatti dalle valutazioni personali. Conviene indicare il proprio ruolo, il collega interessato, le date o almeno i periodi degli episodi, il luogo o il contesto in cui sono avvenuti, le parole o le azioni contestate e le persone eventualmente presenti. Se il problema riguarda l’attività lavorativa, è utile spiegare quali conseguenze concrete ha prodotto, per esempio ritardi, impossibilità di svolgere un compito, esclusione da informazioni necessarie o alterazione del lavoro svolto.
È preferibile evitare formule come “è una persona tossica”, “mi perseguita” o “fa mobbing” quando il reclamo non contiene fatti sufficienti a sostenerle. Una descrizione come “durante la riunione del 12 settembre ha pronunciato le seguenti parole davanti a…” permette invece a chi riceve la segnalazione di svolgere verifiche concrete.
Nella parte finale si può chiedere che i fatti vengano esaminati, che siano adottate le misure organizzative ritenute adeguate e che venga fornito un riscontro. Non è normalmente necessario chiedere una specifica sanzione disciplinare contro il collega, perché la scelta delle eventuali conseguenze disciplinari compete al datore di lavoro e dipende dagli accertamenti effettuati.
Quali Documenti e Prove Conservare
È utile conservare email, messaggi, comunicazioni aziendali, documenti di lavoro, verbali o altri elementi direttamente collegati agli episodi segnalati. Può essere utile anche redigere una cronologia contemporanea ai fatti indicando data, ora, luogo, persone presenti e accaduto. Se esistono testimoni, è sufficiente indicarne i nomi senza attribuire loro dichiarazioni che non hanno effettivamente reso.
Le prove devono essere raccolte senza alterare i documenti e senza appropriarsi indiscriminatamente di dati aziendali, informazioni riservate o documenti estranei alla vicenda. Anche la registrazione di conversazioni e il successivo utilizzo o diffusione del materiale possono porre questioni diverse a seconda delle circostanze. Non è quindi opportuno presentare la registrazione nascosta come uno strumento sempre consentito o privo di conseguenze: nei casi in cui la prova sia determinante è prudente valutarne preventivamente la liceità e le modalità di utilizzo.
Riservatezza e Possibili Ritorsioni
Nel reclamo è possibile chiedere che le informazioni siano trattate con la riservatezza compatibile con gli accertamenti necessari. Per una normale segnalazione alle risorse umane, tuttavia, non esiste una garanzia generale di anonimato o di segretezza assoluta. Per verificare i fatti può essere necessario ascoltare il collega interessato, i testimoni o altri soggetti e comunicare almeno parte delle circostanze contestate.
Anche la tutela contro le ritorsioni deve essere valutata in base alla natura della segnalazione. Non ogni reclamo interno beneficia automaticamente delle specifiche protezioni previste dalla normativa sul whistleblowing. Se dopo la segnalazione si verificano provvedimenti o comportamenti che si ritengono ritorsivi, come un mutamento ingiustificato delle mansioni, esclusioni, penalizzazioni o altre misure sfavorevoli, è importante documentarli e valutare tempestivamente le tutele applicabili con il sindacato o un professionista.
Molestie e Discriminazioni sul Lavoro
Quando la condotta è collegata al sesso, alla razza o origine etnica, alla religione o alle convinzioni personali, alla disabilità, all’età, all’orientamento sessuale o ad altri fattori tutelati dalla legge, il problema non deve essere trattato soltanto come un conflitto tra colleghi. Il Ministero del Lavoro riepiloga le tutele contro le discriminazioni sul luogo di lavoro e chiarisce anche la nozione di molestie e molestie sessuali nei casi disciplinati dalla normativa antidiscriminatoria.
Per le discriminazioni di genere e le molestie sessuali sul lavoro è possibile rivolgersi anche alla Consigliera o al Consigliere di parità territorialmente competente. Il Ministero del Lavoro indica inoltre gli strumenti di tutela e di ricorso contro le discriminazioni, compresa la possibilità, nei casi pertinenti, di ricorrere a procedure di conciliazione, al sindacato o al giudice del lavoro. Per altre discriminazioni tutelate possono essere competenti organismi specifici, tra cui UNAR nei casi rientranti nelle sue attribuzioni.
Salute, Sicurezza e Stress Lavoro Correlato
Se la condotta del collega determina anche un problema di salute o sicurezza, la questione può richiedere un percorso ulteriore rispetto al semplice reclamo HR. L’articolo 28 del D.Lgs. 81/2008 include nella valutazione dei rischi anche quelli collegati allo stress lavoro-correlato. Questo non significa che ogni episodio di tensione costituisca automaticamente stress lavoro-correlato ai sensi della normativa, ma situazioni organizzative rilevanti per la salute e la sicurezza possono essere portate anche all’attenzione del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza e delle altre figure competenti secondo il sistema aziendale di prevenzione.
Il medico competente, quando previsto, svolge le funzioni attribuitegli dalla normativa sulla sorveglianza sanitaria e collabora alla valutazione dei rischi. Non deve invece essere considerato il destinatario ordinario di qualsiasi conflitto personale tra colleghi.
Quando Utilizzare il Canale Whistleblowing
Il canale whistleblowing non è un’alternativa generale all’ufficio del personale. Il D.Lgs. 24/2023 riguarda le violazioni rientranti nel suo specifico ambito di applicazione e prevede espressamente che la disciplina non si applichi alle contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse personale del segnalante che riguardino esclusivamente il proprio rapporto individuale di lavoro o i rapporti con i superiori gerarchici.
Di conseguenza, un litigio con un collega, una valutazione professionale contestata o un normale problema relazionale non diventano segnalazioni whistleblowing soltanto perché vengono inviati attraverso il relativo portale. Il canale può essere pertinente quando i fatti riguardano violazioni comprese nel D.Lgs. 24/2023 e ricorrono anche gli altri presupposti di applicazione della normativa al soggetto pubblico o privato interessato. Anche condotte come alterazioni di dati, irregolarità contabili o violazioni di procedure non devono essere qualificate automaticamente come whistleblowing senza verificare la natura dell’illecito e l’ambito normativo applicabile.
Quando la segnalazione rientra effettivamente nel D.Lgs. 24/2023, operano specifiche regole sulla riservatezza e sulla protezione dalle ritorsioni. Per il canale interno disciplinato dal decreto, il gestore deve inoltre rilasciare l’avviso di ricevimento entro sette giorni e fornire riscontro entro tre mesi secondo le modalità previste dall’articolo 5. Questi termini non devono essere trasferiti a un normale reclamo HR, per il quale non esiste un termine legale generale di risposta valido per tutte le aziende.
Cosa Fare se il Reclamo Non Ottiene Risposta
Se il problema continua, il passaggio successivo dipende dalla natura dei fatti. Prima di rivolgersi all’esterno si può verificare se la procedura aziendale prevede un livello superiore di riesame, una funzione HR centrale, un referente per molestie e discriminazioni, un comitato etico o un altro organismo realmente competente. L’Organismo di Vigilanza previsto dal D.Lgs. 231/2001 non deve essere utilizzato automaticamente per qualsiasi controversia tra colleghi: la sua competenza dipende dai fatti e dal modello organizzativo dell’ente.
Il lavoratore può inoltre rivolgersi alla propria organizzazione sindacale o a un professionista. Se emergono violazioni in materia di lavoro, legislazione sociale oppure salute e sicurezza, l’Ispettorato Nazionale del Lavoro mette a disposizione la richiesta di intervento ispettivo da presentare all’Ispettorato territoriale competente. Questo strumento non è però un servizio di mediazione per qualsiasi comportamento sgradevole di un collega: deve riguardare irregolarità rientranti nelle competenze ispettive. Per discriminazioni o molestie possono invece essere utilizzati gli strumenti specifici previsti dalla normativa antidiscriminatoria. Se i fatti possono costituire reato, per esempio in presenza di aggressioni, gravi minacce o altre condotte penalmente rilevanti, il reclamo al datore di lavoro non sostituisce l’eventuale denuncia o querela e non è necessario attendere la conclusione dell’istruttoria aziendale prima di valutare la tutela presso le autorità competenti.
