Quando un’autocertificazione viene rifiutata, prima di presentare un reclamo è necessario verificare che la dichiarazione sostitutiva riguardi effettivamente uno stato, una qualità personale o un fatto che può essere autocertificato secondo il D.P.R. 445/2000. Se i presupposti sono rispettati, il rifiuto da parte di una Pubblica Amministrazione può costituire una violazione dei doveri d’ufficio.
Dal 15 settembre 2020 l’ambito delle dichiarazioni sostitutive è stato inoltre esteso anche ai rapporti con i soggetti privati. Il percorso da seguire in caso di rifiuto, però, cambia a seconda che il destinatario sia una Pubblica Amministrazione, un gestore di pubblico servizio o un soggetto privato.
Indice
Fac Simile Reclamo per Autocertificazione non Accettata
Di seguito è disponibile un fac simile Word da utilizzare per contestare il rifiuto di un’autocertificazione. Si tratta di un modello redazionale che deve essere adattato al caso concreto, indicando l’ente o il soggetto destinatario, la dichiarazione presentata, la pratica interessata e le circostanze nelle quali è avvenuto il rifiuto.
Quando l’autocertificazione deve essere accettata
La disciplina di riferimento è contenuta nel D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. L’articolo 46 disciplina le dichiarazioni sostitutive di certificazione, con le quali possono essere attestati, tra gli altri, residenza, cittadinanza, stato civile, stato di famiglia, titoli di studio, qualifiche professionali, situazione reddituale, iscrizioni in albi o elenchi e numerosi altri stati e qualità personali.
L’articolo 47 disciplina invece la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, utilizzabile, fatte salve le eccezioni previste dalla legge, per attestare stati, qualità personali e fatti che siano a diretta conoscenza dell’interessato.
Le Pubbliche Amministrazioni e i gestori di pubblici servizi devono applicare le regole sulla documentazione amministrativa e, nei casi previsti, non possono pretendere dal cittadino il certificato al posto della dichiarazione sostitutiva. Il Dipartimento della Funzione Pubblica ricorda inoltre che, nel rapporto tra amministrazioni e cittadini, le informazioni già detenute da una Pubblica Amministrazione devono essere acquisite d’ufficio o comprovate mediante le dichiarazioni sostitutive previste dalla legge.
Con l’articolo 30-bis del D.L. 76/2020, convertito dalla Legge 120/2020, è stata eliminata dall’articolo 2 del D.P.R. 445/2000 la precedente limitazione riferita ai privati che acconsentivano. Di conseguenza le dichiarazioni sostitutive possono oggi essere utilizzate anche nei rapporti con soggetti privati, che possono chiedere all’amministrazione competente, con il consenso del dichiarante, di verificare quanto dichiarato.
Quando l’autocertificazione non può sostituire un certificato
Non qualsiasi documento può essere sostituito con un’autocertificazione. L’articolo 49 del D.P.R. 445/2000 esclude, salvo diverse disposizioni di settore, certificati medici, sanitari e veterinari, certificati di origine e di conformità CE e certificati relativi a marchi e brevetti.
Occorre inoltre verificare che il contenuto della dichiarazione rientri effettivamente negli articoli 46 e 47 e che non esista una norma speciale che richieda una documentazione diversa. Prima di contestare il rifiuto è quindi opportuno chiedere all’ufficio quale disposizione impedirebbe, nel caso concreto, l’utilizzo della dichiarazione sostitutiva.
Come contestare il rifiuto di una Pubblica Amministrazione
Se un ufficio pubblico rifiuta un’autocertificazione che appare conforme al D.P.R. 445/2000, è consigliabile chiedere che il diniego e la relativa motivazione vengano formalizzati per iscritto. La contestazione dovrebbe indicare l’amministrazione interessata, l’ufficio, la pratica o il procedimento, la data in cui è stata presentata la dichiarazione e, se conosciuto, il nominativo del responsabile del procedimento.
Quando esiste un procedimento amministrativo, la Legge 241/1990 prevede che nella comunicazione di avvio siano indicati, tra le altre informazioni, l’amministrazione competente, l’ufficio e la persona responsabile del procedimento. Questi dati sono utili per indirizzare correttamente la contestazione.
È opportuno presentare il reclamo attraverso un canale che consenta di documentarne la ricezione, come il protocollo dell’amministrazione o la PEC quando disponibile e appropriata. Nel testo è possibile richiamare l’articolo 74 del D.P.R. 445/2000 e chiedere all’ufficio di riesaminare il rifiuto oppure di indicare la specifica norma che, nel caso concreto, imporrebbe la produzione del certificato originale.
Cosa prevede l’articolo 74 del D.P.R. 445/2000
L’articolo 74 stabilisce espressamente che la mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto di notorietà rese secondo il Testo Unico costituisce violazione dei doveri d’ufficio. La norma considera inoltre violazioni dei doveri d’ufficio altre condotte collegate alla richiesta o al rifiuto di documentazione nei casi disciplinati dal D.P.R. 445/2000.
Questo non significa però che ogni rifiuto di un’autocertificazione integri automaticamente il reato previsto dall’articolo 328 del Codice Penale. La responsabilità disciplinare o amministrativa prevista dall’articolo 74 e l’eventuale responsabilità penale sono questioni diverse.
L’articolo 328 c.p. disciplina specifiche ipotesi di rifiuto o omissione di atti d’ufficio e richiede la presenza dei relativi presupposti. In particolare, fuori dai casi di atti che devono essere compiuti senza ritardo per le ragioni indicate dalla norma, il secondo comma riguarda il pubblico ufficiale o l’incaricato di pubblico servizio che, dopo una richiesta scritta dell’interessato, entro trenta giorni non compie l’atto dovuto e non espone le ragioni del ritardo. Non è quindi corretto affermare che allo scadere di trenta giorni da qualsiasi reclamo scatti automaticamente una responsabilità penale.
Cosa scrivere nel reclamo
La comunicazione dovrebbe descrivere in modo essenziale la vicenda. È utile indicare i dati del dichiarante, il procedimento o servizio per il quale è stata presentata l’autocertificazione, il contenuto della dichiarazione, la data del rifiuto e le motivazioni eventualmente fornite dall’ufficio.
È opportuno allegare copia dell’autocertificazione rifiutata, della richiesta o istanza alla quale era collegata e dell’eventuale comunicazione di diniego. Se il rifiuto è stato soltanto verbale, nella lettera si può riportare quando e presso quale ufficio è avvenuto, chiedendo una risposta scritta.
La richiesta finale può consistere nell’accettazione della dichiarazione sostitutiva e nella prosecuzione della pratica oppure, se l’amministrazione ritiene che l’autocertificazione non sia ammissibile, nell’indicazione della specifica base normativa del rifiuto.
Come segnalare il problema all’Ispettorato per la funzione pubblica
Se il problema riguarda una Pubblica Amministrazione e non viene corretto dall’ufficio interessato, il cittadino può valutare una segnalazione all’Ispettorato per la funzione pubblica. L’Ispettorato vigila anche sull’applicazione delle misure di semplificazione e riceve segnalazioni relative a presunte irregolarità, ritardi e inadempienze delle amministrazioni.
Il Dipartimento mette a disposizione anche il portale LaTuaPA, attraverso il quale possono essere segnalati comportamenti della Pubblica Amministrazione che pregiudicano l’interesse del cittadino, comprese violazioni delle norme che regolano un procedimento amministrativo.
La segnalazione all’Ispettorato non sostituisce eventuali rimedi amministrativi o giudiziari previsti per la specifica pratica e non garantisce automaticamente l’accoglimento dell’istanza. Può però essere uno strumento per sottoporre all’organo di vigilanza una possibile inosservanza delle regole sulla semplificazione amministrativa.
Rifiuto dell’autocertificazione da parte di un soggetto privato
Dopo le modifiche introdotte nel 2020, la disciplina del D.P.R. 445/2000 si applica anche alla produzione di atti e documenti ai privati. Se un’impresa, una banca, un’assicurazione o un altro soggetto privato rifiuta una dichiarazione sostitutiva che rientra nell’ambito della normativa, è utile chiedere per iscritto la ragione del rifiuto richiamando l’articolo 2 del D.P.R. 445/2000.
Il privato può effettuare controlli sulla dichiarazione: l’articolo 71 prevede che l’amministrazione competente, su richiesta del soggetto privato corredata dal consenso del dichiarante, fornisca conferma della corrispondenza tra quanto dichiarato e i dati in proprio possesso.
L’articolo 74, relativo alle violazioni dei doveri d’ufficio, non deve però essere applicato automaticamente a un dipendente di un soggetto privato come se fosse un dipendente pubblico. Se il rifiuto persiste, il passaggio successivo dipende dal rapporto interessato e dal settore, per esempio bancario, assicurativo, commerciale o professionale, e devono essere utilizzati gli specifici strumenti di reclamo o tutela previsti per quel rapporto.
